Les paramètres de la société sont les premières données à renseigner lorsqu'on en crée une nouvelle.
Indiquer le nom de la société. (Ce n'est pas forcément une bonne idée de le mettre tout en majuscules car elles prennent plus de place et le pavé de la signature du certificat de salaire est restreint)
Indiquer l'adresse.
Il n'est plus nécessaire de mettre le numéro du registre du commerce mais il faut absolument renseigner le numéro IDE (sauf s'il n'existe pas : employeur privé, etc...)
Si l'entreprise est concernée par l'enquête de l'OFS tous les deux ans, il faut renseigner le numéro REE.
Indiquer le numéro de téléphone de l'entreprise (obligatoire pour l certificat de salaire). Les autres champs sont optionnels (mais plus on en remplit, plus on peut en ressortir dans les formats).
Cliquer sur le bouton multi-cantons pour indiquer les informations DPI :
Indiquer les cantons, les types de contribuables, les numéros d'ordre et les taux de commission. Il faut faire attention de bien créer plusieurs lignes pour le même canton si on des contribuables de types différents, même si le numéro d'ordre est le même.
Le nom de la personne figurant dans le pavé de la signature du certificat de salaire est obligatoire. Si la phrase concernant le règlement de frais doit figurer sur tous les certificats, entrer les informations (sinon les mettre au niveau des gens concernés uniquement).
Ages : déclenchement des cotisations de retraite pour les employés. Il ne faut jamais décocher l'AVS au niveau des employés pour des raisons d'âge. Le programme l'active automatiquement le 1er janvier de l'année des 18 ans et, le mois suivant la retraite, il abat les franchises de 1'400.--. Idem pour le chômage et la LPP (début/fin).
Temps de travail : Heures hebdomadaires normales d'un plein temps dans l'entreprise (information récupérée pour l'OFS). S'il s'agit d'une école, indique le nombre moyen de leçons par semaine pour un professeur à plein temps.
Les heures moyennes et jours moyens par moi de quelqu'un à plein temps. Ces chiffres permettront de retrouver des tarifs horaires ou journaliers de gens travaillant à plein temps avec salaire mensuel.
On indiquera la politique de l'entreprise en matière de vacances. (ici 4 semaine +1 à partir de 50 ans, et le minimum légal de 5 semaines des jeunes jusqu'à 20 ans). Il est clair que l'on pourra indiquer autre chose dans la gestion des employés. Si on ne souhaite pas gérer les vacances des employés, mettre 0 dans les droits pour qu'il évite d'accumuler des jours.
Si on gère des vacances stockées en % des salaires (pas payées au fur et à mesure), il est possible de cocher des cases pour que le programme règle globalement ce qui n'aurait pas encore été payé une date précise.
Cocher le ou les mois où le 13ème salaire doit être versé aux personnes qui y ont droit. Il est possible de payer le 13ème séparément (avant ou après le mois de décembre. Sauf s'il y a des gens payés à l'heure où décembre doit être fait avant). Si on choisit novembre et qu'il n'y a que des gens payés au mois, on peut cocher "Compléter le 13ème payé en novembre".
Taux impôts annuel : pour les cantons où se pratique une annualisation des salaires (GE VD VS FR et TI), le programme tiendra compte d'un éventuel 13ème dès le départ pour que tout le rattrapage d'impôts ne se fasse pas sur le 13ème. Le taux sera donc identique toute l'année (sauf autres éléments).
Si on utilise la notion de comptabilité analytique dans les salaires, lors de la définition de la pièce comptable, touts les éléments de l'employé seront ventilés selon la répartition indiquée dans la gestion des employés.
En standard, on peut indiquer 10 comptes pour un même mois. S'il en fallait plus, cocher "Saisie illimité"
Si une rubrique devait être ventilée dans un autre compte que celui ou ceux des employés, activer l'option "ventilation par rubrique" pour attribuer un compte analytique aux rubriques. (Ne l'activer qu'en cas de besoin car cela alourdit l'écran de saisie).
Cocher paiement ISO20022 pour générer des fichiers de paiements.
La case à cocher "Avec motif de paiement" permet de transmettre un information au destinataire (ex : n° de poursuite si on verse directement à l'office).
La deuxième case concerne d'éventuelles instructions spécifiques destinées à la banque.
Gérer les avances de salaire : si on l'active et qu'on active la rubrique "salaires déjà versés", cela permet de générer plusieurs fichiers de paiements par mois et de les basculer en avances salaires.
Générer des fichiers de paiements pour les mois déjà bouclés : il faut être ADMIN pour pouvoir l'activer pour des raisons de sécurité (et éviter de payer deux fois les salaires).
Filtrer les employés par banque de paiement : en choisissant la banque par laquelle sera payé chaque employé (indiqué dans la gestion des employés), lorsque l'on effectuera les paiements, en choisissant une banque de l'employeur, le programme n'affichera que les employés concernés.
Format date européenne : s'il n'est pas coché, inversion en anglais mm/jj.
Saisie photo employé : si la case est cochée, on peut importer une photo dans la fiche de l'employé.
Société non soumise au droit suisse : si on ne gère que des salaires non soumis aux assurances fédérales.
Reprendre les montants du mois précédent : éviter au maximum de cocher cette case. Swissdec et les assurances sociales tiennent à ce que les salaires soient calculés justes chaque mois en tenant compte des cumuls. Comme les centimes des salaires ne peuvent pas être autres que 0 ou 5, le programme doit arrondir. Si l'AVS en janvier fait xx,32, le montant prélevé sera de xx,30. Comme le cumul à fin février sera de yy,64, le programme prélèvera xx,35. S'il faut absolument maintenir les salaires à l'identique pour cause d'ordre permanent (cas de plus en plus rare) on peut le cocher et indiquer par, exemple, 2.-- dans la différence. De toute façon, en cas de décompte définitif (départ) ou au mois de décembre, le programme rattrapera les différences.
Protéger les pdf par un mot de passe : si on envoie les fiches de paie par mail, celui qui reçoit le mail devra entrer un mot de passe pour ouvrir la pièce jointe. Un mot de passe par personne doit alors être défini dans la gestion des employés.
Signature des pdf = signature électronique
Traduire les rapports dans la langue du programme : si on change de langue d'utilisation
Traitement important dans le répertoire temporaire : que pour les grosses sociétés (+ de 500 employés)
Monnaie : monnaie de base pour le traitement des salaires
Fiche de paie multilingue : le fait de cocher cette case permettra de choisir la langue de la fiche de paie au niveau de l'employé (F/D/I/E)
Lieu : lieu d'émission des documents
Date d'impression : par défaut, quand on ouvre la société, c'est toujours la date du jour qui y figure. Si on souhaite faire apparaître une autre date, la taper ici.
Accord salarial : donnée pour l'OFS
Classe d'import-export (salaires) : pour activer une importation de données dans le calcul (timesheets, etc.)
Classe import-export (employés) : pour activer un import spécifique à l'entreprise (sur développement)
Fichier des monnaies : répertoire des devises pour les utilisateurs avec le module multi-devises
Données e-banking : pour les clients avec le module e-banking
Fichiers centraux : pour les groupes de sociétés
Tables d'impôt à la source : en cas de centralisation des tables d'impôt
Pour utilisateurs Storhy. Informations sur demande.
Arrondi solidaire : Pour les exportations de dons à l'organisation "Arrondi solidaire". Voir ici.