Some clients have told us that they have encountered problems with employees who are subject to withholding tax and who refuse to provide information about their spouse that is necessary for data processing.
That is to say their date of birth or the fact of knowing if the spouse in question works, in which canton or since when.
The Swiss Tax Conference is very clear on this subject (last paragraph of page 1):
La particularité de la procédure d’imposition à la source tient au fait que le débiteur de la prestation imposable (DPI = employeur, assureur) est, de par la loi, le relais entre le contribuable et l’administration fiscale dans le processus de déclaration (cf. art. 88 LIFD, Loi fédérale sur l'impôt fédéral direct du 14.12.1990, RS 642.11). Dans cette fonction, le DPI doit assumer des tâches liées à la procédure d’imposition, tout en représentant les assujettis dans le processus d‘imposition (représentant fiscal). Dans la procédure d’imposition à la source, le DPI est donc le représentant légal du contribuable. Etant donné que les administrations fiscales ont besoin de toutes les données nécessaires à la taxation, ces dernières parviennent aux services des contributions par l’intermédiaire des DPI. L’employé imposé à la source est donc tenu de fournir à l’employeur toutes les données nécessaires à une imposition à la source correcte (cf. art. 136 LIFD).
The special feature of the withholding tax procedure is that the payer of the taxable benefit (DPI = employer, insurer) is, by law, the link between the taxpayer and the tax authorities in the declaration process (cf. art. 88 LIFD, Federal Law on Direct Federal Taxation of 14.12.1990, RS 642.11). In this function, the DPI must assume tasks related to the taxation procedure, while representing the taxpayers in the taxation process (tax representative). In the withholding tax procedure, the DPI is therefore the legal representative of the taxpayer. Since the tax authorities need all the data necessary for taxation, these data reach the tax authorities via the DPI. The employee who is taxed at source is therefore obliged to provide the employer with all the data necessary for correct taxation at source (cf. art. 136 LIFD)
The employer is therefore entitled to obtain the information in question.