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Cliquer sur Ajouter.
Onglet 1 Employé/adresse
Donner un code à l’employé. (Vu qu’ils s’affichent par ordre alphabétique des codes, il peut être judicieux d’utiliser le nom de famille, voire une combinaison nom/prénom si plusieurs personnes ont le même nom).
Remplir tous les autres champs.
Onglet 2 Données civiles
Remplir tous les champs
Pour mémoire, en cas d’imposition à la source, les champs concernant les informations du conjoint doivent obligatoirement être remplis.
Onglet 3 Nationalité / Permis / Service
On peut mettre jusqu’à 2 nationalités par personne. Si l’une des deux est suisse, les champs de communes et cantons d’origines s’activent.
Onglet 4 Données de l'entreprise
Renseigner tous les champs. (La colonne concernant les comptes analytique ne s’affiche que si on en a défini dans les références)
Cliquer sur Ajouter pour insérer la date d’entrée du collaborateur dans l’entreprise.
Onglet 5 Données salaire
AVS / Chômage / AF
Indiquer le Type de salaire :
On peut établir des salaires payés à l’heure, à la journée, au mois ou payés une fois par an pour toute l’année. (Le type nommé Administrateur ne concerne pas que les administrateurs).
Type horaire :
Indiquer le salaire horaire. Heures moyennes = 1.
Type journalier :
Indiquer le salaire journalier.
Jours moyens = 1
Heures moyennes = le nombre d’heures d’une journée complète
Type mensuel :
Renseigner tous les champs.
Type administrateur :
Le salaire de base ne peut pas être renseigné car il ne s’agit pas d’un revenu récurrent.
Indiquer le numéro d’assurance sociale de l’employé. Si on ne l’a pas encore, cocher "Inconnu" en attendant de l'indiquer plus tard.
Impôts à la source / Impôts
Si l’employé est soumis aux impôts à la source, choisir le canton d’imposition, le genre de contribuable
et la catégorie de barème
Indiquer sa commune d’imposition, sa commune de travail et sa commune de domicile.
S’il détecte que l’adresse est à l’étranger, la commune de domicile reste vide.
A noter que la comme de travail est à renseigner pour tous les employés, pas seulement les sourciers, car elle s’imprime dans le certificat de salaire.
L’option du taux fixe peut être activée si on souhaite soumettre des administrateurs à 25% par exemple. Sinon il n’est pas judicieux de l’activer : il vaut mieux laisser le programme calculer.
Ne pas cocher la déduction de base sauf si vous êtes une ONG bénéficiant d’un stat spécial auprès de l’administration fiscale.
Si l’employé a d’autres emplois, cocher Tenir compte du taux d’occupation pour que les calculs puissent de faire en fonction. Si on ne précise pas de taux, il remontera à 100%. Sinon, indiquer le taux total d’activité inter-emplois dans la case réservée à cet effet.
Si, à Genève, un employé bénéficie d’un barème préférentiel ou ajusté, cocher la case.
LPP
Voir ici.
LAA/IJM
Pour l'explication complète concernant la LAA, voir ici.
Pour l'explication complète concernant l'IJM, voir ici.
Pour l'explication complète concernant la LAAC, voir ici.
Autres rubriques
Ne garder cochées que les rubriques qui vont concerner cet employé. Il est possible à tout moment de revenir en cocher d’autres si besoin.
Les montants qui doivent revenir tous les mois doivent être indiqués ici.
Ex :
Banques
Voir ici pour le paiement sur un seul compte et ici en cas de plusieurs comptes.
13ème salaire
Voir ici
Memo / Fiche
Le mémo interne permet de stocker des informations diverses.
Le mémo pour la fiche de paie permet de stocker un texte devant apparaître sur la fiche de paie de cet employé exclusivement tous les mois. (Ex : Votre prêt court du xxx.2022 au yy.2025)
Si on a opté pour des fiches de paie multi-langues, choisir la langue.
Evolution des rubriques
Voir ici
Onglet 6 Certificat de salaire
Compléter si besoin est pour indiquer des textes ou cocher les cases spécifiques du certificat de salaire.
Cocher ou choisir des options si besoin est.
Onglet 8 Vacances
Voir ici
Onglet 9 Statistiques
Voir ici
Onglet 10 Equipements / Formation
Voir ici pour le matériel et ici pour les formations.
Onglet 11 Registre RGPD
Voir ici